V svetu dogodkov nihče ne mara spreminjati svoje tehnologije na dogodkih. Ko smo navajeni na določen način dela, se lahko zdi strašljivo poskusiti nekaj novega – celo če trenutni način dela zares ne deluje za nas.

Kaj preprečuje strokovnjakom v industriji dogodkov, da bi prešli na nekaj boljšega? Tukaj je nekaj razlogov:

• Potrebni čas za učenje novega orodja
• Stroški posodobitve
• Pomanjkanje podpore vodstva

Če se počutite pod stresom zaradi pomanjkanja podpore pri načrtovanju dogodkov in vas te ovire ovirajo pri doseganju največje produktivnosti, vam bo ta prispevek pomagal priti iz začaranega kroga. Vsako oviro bomo obravnavali neposredno, da boste lahko zagovarjali pridobitev potrebnih virov.

Čas, potreben za učenje nove tehnologije

Če trenutno uporabljate več orodij za upravljanje pristajalnih strani, e-pošte in prijav, neprestano prenašate poročila in posodabljate preglednice ali preživljate veliko časa na telefonu s podporo strankam, porabljate svoj dan za izvajanje ponavljajočih se nalog.

Nikoli ne boste videli donosa na ta čas, poleg tega pa boste verjetno stalno občutili frustracijo, ker veste, da obstaja boljši način. Ko razmišljate o skritih stroških vzdrževanja obstoječega stanja, razmislite o tem kot o najemanju stanovanja v primerjavi z nakupom hiše.

Seveda, učenje nove programske opreme vzame čas. Od uvajanja do ogleda nekaj video navodil ali pregleda baze znanja ali strani s pogostimi vprašanji, ko prvič preizkusite funkcijo, boste morali nameniti nekaj časa za učenje novega sistema. Ampak čas, ki ga porabite za učenje, je naložba; ko obvladate platformo, vam ni treba več skozi postopek uvajanja, vsak prihranjeni čas pa je vaš za vedno.

Upoštevajte, da je tehnologija prišla zelo daleč in obstaja veliko tehničnih rešitev, ki so enostavne za uporabo in učenje. Na primer, nekaterim podjetjem, ki uporabljajo platformo IDConference, je uspelo v enem mesecu po prijavi lansirati več dogodkov po vsem svetu.

Stroški nadgradnje

Seveda bodo cene igrale pomembno vlogo pri vaši sposobnosti pridobiti odobritev za novo načrtovalno programsko opremo. Če rešitev, o kateri razmišljate, stane več kot trenutno plačujete, boste verjetno naleteli na odpor. Ampak dejstvo je, da je strošek neukrepanja v resnici dražji na dolgi rok.

Tukaj je ključ. Ko zagovarjate nadgradnjo, se osredotočite na koristi in kako se te koristi prevedejo v prihranke. Morda ste navdušeni nad sposobnostjo kloniranja dogodkov, integracijami marketinških orodij, dodatnimi funkcijami, prilagodljivostjo ali boljšo izkušnjo udeležencev. Vendar, da bi upravičili večje začetne naložbe svojemu nadrejenemu, razmislite o naslednjem:

• Ali nova programska oprema nadomešča katera koli orodja, za katera trenutno plačujete?
• Ali vam bo dostop do avtomatizacije omogočil upravljanje več dogodkov (s tem povečanje prihodkov)?
• Bi lahko zmanjšali odvisnost od vaše ekipe za trženje/oblikovanje (osvobodili njihov čas za dejavnosti, ki prinašajo nove potencialne stranke)?
• Bi lahko zmanjšali provizije za prodane vstopnice, ki jih zaračunavajo nekatera tehnološka podjetja?

Lažje je argumentirati plačilo za boljšo tehnologijo, če je donosnost naložbe višja kot trenutna. Pogosto že sposobnost, da lansirate samo nekaj več dogodkov na leto, odtehta morebitno povečanje začetnih stroškov. S pravilnim izračunom boste lahko bolj prepričljivo zagovarjali nadgradnjo vašega trenutnega sistema za upravljanje dogodkov.

Pomanjkanje podpore vodstva

Kot smo že omenili, je en učinkovit način pridobitve podpore odločevalcev v vašem podjetju za investiranje v boljša orodja za upravljanje dogodkov, da svoj argument predstavite v smislu prihranka časa in stroškov. Drug način je, da jim predstavite rezultate drugih podjetij, ki uporabljajo platformo, na katero želite preklopiti.

Sprememba je veliko manj tvegana, ko so znana podjetja preizkusila programsko opremo, ki jo predlagate, in so dosegla oprijemljive uspehe. Namesto skrbi o stroških napake bo vaš šef uvidel, da pomeni neukrepanje pustiti denar na mizi, medtem ko bo ukrepanje prineslo druge koristi (kot na primer veljati za inovatorja in nosilca sprememb v vaši organizaciji).

Tukaj je nekaj načinov, kako vključiti družbeni dokaz v vaš predlog programske opreme:

Vključite citate pričevanj drugih korporativnih organizatorjev dogodkov, ki se osredotočajo na prihranke časa ali stroškov. Ta pričevanja lahko najdete na spletni strani organizacije ali s primerjalnimi orodji, kot je G2Crowd. Delite študije primerov, kjer je programska oprema za upravljanje dogodkov imela pozitiven vpliv na prihodke v večjem obsegu. To bo olajšalo vašemu šefu, da se uskladi z vašim načrtom nadgradnje dogodkovne tehnologije.

Biti organizator dogodkov je stresno delo; veliko stvari ne morete nadzorovati, kot so ponudniki ali roki. Vendar se lahko zavzemate za boljše vire in možnost, da svoj čas porabite za tisto, kar je najpomembnejše. Potrebna je le osredotočenost na tisto, kar je najpomembnejše za vašega šefa, in spoznanje, da strošek neukrepanja močno presega strošek tveganja za novo dogodkovno tehnologijo.