Skriveni troškovi korištenja pogrešne tehnologije na događajima (ili nedostatak iste)

U svijetu događaja nitko ne voli mijenjati svoju tehnologiju na događajima. Jednom kada se naviknemo na određeni način rada, može se činiti zastrašujućim isprobati nešto novo – čak i ako nam trenutni način rada zapravo ne odgovara.

Što sprječava profesionalce u industriji događaja da prijeđu na nešto bolje? Evo nekih od razloga:

• Vrijeme potrebno za učenje novog alata
• Troškovi ažuriranja
• Nedostatak podrške vodstvu

Ako se osjećate pod stresom zbog nedostatka podrške u planiranju događaja i te vas prepreke sprječavaju u postizanju maksimalne produktivnosti, ovaj će vam doprinos pomoći da prekinete začarani krug. Izravno ćemo se pozabaviti svakom preprekom kako biste se mogli zalagati za dobivanje potrebnih resursa.

Vrijeme potrebno za učenje nove tehnologije

Ako trenutno koristite više alata za upravljanje odredišnim stranicama, e-poštom i prijavama, stalno preuzimate izvješća i ažurirate proračunske tablice ili provodite puno vremena na telefonu s korisničkom podrškom, provodite dan obavljajući zadatke koji se ponavljaju.

Nikada nećete vidjeti povrat tog vremena, plus vjerojatno ćete se stalno osjećati frustrirano jer znate da postoji bolji način. Kada razmišljate o skrivenim troškovima održavanja postojećeg stana, zamislite to kao najam stana nasuprot kupnji kuće.

Naravno, za učenje novog softvera potrebno je vrijeme. Od početka do gledanja nekoliko video tutorijala ili pregleda baze znanja ili stranice s često postavljanim pitanjima, kada prvi put isprobate značajku, morat ćete provesti neko vrijeme učeći novi sustav. Ali vrijeme koje provodite učeći je investicija; Nakon što svladate platformu, više ne morate prolaziti kroz proces uključivanja, a svako ušteđeno vrijeme zauvijek je vaše.

Imajte na umu da je tehnologija prešla dug put i da postoje mnoga tehnička rješenja koja su jednostavna za korištenje i učenje. Na primjer, neke tvrtke koje koriste platformu IDConference uspjele su pokrenuti nekoliko događaja diljem svijeta u roku od mjesec dana od prijave.

Troškovi nadogradnje

Naravno, cijene će igrati važnu ulogu u vašoj sposobnosti da dobijete odobrenje za novi softver za planiranje. Ako rješenje koje razmatrate košta više nego što trenutno plaćate, vjerojatno ćete naići na otpor. Ali činjenica je da su troškovi nedjelovanja dugoročno zapravo skuplji.

Evo ključa. Kada se zalažete za nadogradnju, usredotočite se na prednosti i kako se te prednosti pretvaraju u uštede. Možda ste uzbuđeni zbog mogućnosti kloniranja događaja, integracije marketinških alata, dodatnih značajki, fleksibilnosti ili boljeg iskustva sudionika. Međutim, kako biste opravdali veće početno ulaganje svom nadređenom, uzmite u obzir sljedeće:

• Zamjenjuje li novi softver alate koje trenutno plaćate?
• Hoće li vam automatizacija pristupa omogućiti upravljanje više događaja (čime se povećava prihod)?
• Možete li smanjiti svoje oslanjanje na svoj marketinški/dizajnerski tim (oslobađajući njihovo vrijeme za aktivnosti koje donose nove potencijalne klijente)?
• Možete li smanjiti ulaznice za prodaju koje naplaćuju neke tehnološke tvrtke?

Lakše je raspravljati o plaćanju za bolju tehnologiju ako je povrat ulaganja veći od trenutnog. Često mogućnost pokretanja još samo nekoliko događaja godišnje nadmašuje potencijalno povećanje početnih troškova. Uz pravi izračun, moći ćete iznijeti uvjerljiviji slučaj za nadogradnju vašeg trenutnog sustava za upravljanje događajima.

Nedostatak podrške vodstvu

Kao što je ranije spomenuto, jedan učinkovit način da dobijete podršku donositelja odluka u vašoj tvrtki za ulaganje u bolje alate za upravljanje događajima je iznošenje vašeg argumenta u smislu uštede vremena i troškova. Drugi način je da im predstavite rezultate drugih tvrtki koje koriste platformu na koju se želite prebaciti.

Promjena je mnogo manje rizična kada su poznate tvrtke testirale softver koji predlažete i postigle opipljiv uspjeh. Umjesto da brinete o cijeni pogreške, vaš će šef vidjeti da nedjelovanje znači ostavljanje novca na stolu dok će poduzimanje akcije donijeti druge koristi (kao što je smatranje inovatorom i kreatorom promjena u vašoj organizaciji).

Evo nekoliko načina za uključivanje društvenog dokaza u prijedlog softvera:

Uključite citate iz svjedočanstava drugih organizatora korporativnih događaja koji se usredotočuju na uštedu vremena ili troškova. Ova svjedočanstva mogu se pronaći na web stranici organizacije ili putem alata za usporedbu kao što je G2Crowd. Podijelite studije slučaja u kojima je softver za upravljanje događajima imao pozitivan utjecaj na prihode u većim razmjerima. To će vašem šefu olakšati usklađivanje s vašim planom za nadogradnju tehnologije događaja.

Biti organizator događaja stresan je posao; Postoji mnogo stvari koje ne možete kontrolirati, poput ponuđača ili rokova. Ali možete se zalagati za bolje resurse i mogućnost da svoje vrijeme trošite na ono što je najvažnije. Sve što je potrebno je usredotočiti se na ono što je najvažnije vašem šefu i prepoznati da trošak nedjelovanja daleko nadmašuje cijenu rizika za novu tehnologiju događaja.