Ovire, težave in rešitve za osebno prijavo na dogodek
Dogodki so nekaj, kjer prvi vtis šteje. Registracija vzpostavi razpoloženje in ton dogodka kot nekakšno “otvoritveno dejanje”. Čeprav je personalizacija že zakoreninjena v številnih vidikih katerega koli dogodka, ni vedno enostavno ali jasno vključiti elementa personalizacije v vaš postopek registracije. Toda vsi si zaslužijo toplo dobrodošlico, ki jo lahko zagotovi samo personalizacija, ne glede na to, ali so razstavljavci, sponzorji, obiskovalci ali delegati. In kot načrtovalec si vsekakor zaslužite skrbno pretehtan, prilagojen postopek registracije.
Prilagojena registracija: izzivi in pasti
Ni mogoče zaobiti dejstva, da personalizacija od načrtovalcev zahteva čas in veliko dela. To še posebej velja pred registracijo dogodka, ko morajo organizatorji zagotoviti, da začnejo svoj dogodek tako, da ciljajo na ustrezno občinstvo in posredujejo ustrezno sporočilo. Načrtovalci morajo najprej analizirati osebne podatke, ki so jih pridobili, da natančno kategorizirajo svoje ciljne skupine, preden sploh razmišljajo o komunikaciji. Ti podatki so bili morda zbrani iz prejšnjih dogodkov, e-pošte (novičke ali angl “newsletter”) ali anketami. S tako veliko razpoložljivimi podatki se je preprosto spustiti v podrobnosti segmentacije in vaše podatke učinkovito obdelati.
Velikokrat se zgodi, da načrtovalec prilagojeni registraciji ne posveti pozornosti, ki si jo resnično zasluži, glede na to, da so čas in viri omejeni in da je toliko drugih vidikov, ki se jim je treba posvetiti pred dogodkom. Tudi to je napaka; pravzaprav izgubite možnost, da bi v celoti sodelovali s svojo ciljno publiko, ker na točki registracije ne razmislite skrbno o elementu personalizacije.
Preprosta rešitev
Ko razmišljamo o pomenu prilagojene in personalizirane registracije, je perspektiva uporabno orodje. Registracija je ključna sestavina tako rekoč vsakega dogodka, čeprav ni glavna atrakcija. V ta namen se splača poiskati široke demografske skupine v informacijah, ki jih imate na voljo, zlasti če upoštevate osebne podatke, ki ste jih pridobili, in vašo ciljno publiko. Ko to storite, razmislite o komponentah registracije, ki bodo najbolj pritegnile vaše občinstvo. Ločite in natančno določite taktike, ki bodo imele največji vpliv na uspeh otvoritve vašega dogodka, kot tudi tiste, ki bodo podpirale vaš glavni cilj interakcije s ciljno publiko. In v tem primeru je ključnega pomena, da uporabite tehnike, ki ne le koristijo vašemu občinstvu, ampak tudi kar najbolje izkoristijo vaš razpoložljivi čas in vire.
Še zadnji pomemben element, ki si ga morate zapomniti glede personalizacije, je, da ni enega pravega načina za to. To velja tako za postopek registracije kot za celoten dogodek. Samo vi resnično poznate registracijske strategije, ki se bodo najbolj povezale z vašo ožjo publiko, ne glede na to, ali izberete segmentirana in prilagojena vabila in e-pošto, ločene registracijske poti ali pa ste se zelo potrudili, da bi udeležence vašega dogodka pozdravili z njihovo najljubšo kavo. Vaš čas in viri so dragoceni kot načrtovalec dogodkov, a z malo premisleka in perspektive lahko učinkovito oblikujete dobrodošlico, ki bo dolgoročno pomagala vašim gostom in vam.