IDConference Organizacija dogodkov

Ultimativni vodič za dogodke

Ali ste vedeli, da se v marketingu največ stroškov pripiše organizaciji dogodkov? Po raziskavah so poslovni dogodki najučinkovitejša B2B marketinška taktika, ki jo uporablja kar 81 % vseh tržnikov. Toda kako ustvariti popoln dogodek? Zapisali smo 5 bistvenih stvari, ki bi jih moral upoštevati vsak profesionalni organizator.

Ideja

Pred načrtovanjem dogodka je priporočljivo postaviti in odgovoriti na tri ključna vprašanja: kakšen dogodek je, za koga načrtujemo in zakaj naj naša ciljna publika izbere naš dogodek.

Sestavite izjavo, ki vam bo kasneje pomagala pri odločitvah o izbiri lokacije, oblikovanju programa dogodka in o komunikaciji z vašimi udeleženci.

Planiranje

Cilji načrtovanja so bistveni za organizacijo dogodkov. Zakaj sploh organiziramo ta dogodek? Kaj je naš cilj? Postavite si en glavni cilj in cilje, ki podpirajo glavnnega. Bodite pozorni, da so si ti cilji:

  • časovno opredeljeni (postavite si časovni okvir, kdaj naj bo cilj dosežen. Pri dolgoročnih ciljih si postavite tudi kratkoročne);
  • specifični in merljivi (če je mogoče, naj bodo cilji postavljeni kvantitativno);
  • pokrivajo ključna področja (smiselno je postaviti takšne cilje, ki najbolj prispevajo k poslovnim dosežkom);
  • so izzivalni in hkrati spodbudni (previsoko postavljeni cilji slabo vplivajo na motivacijo);
  • so povezani s sistemom nagrajevanja (posamezniki, ki točno vedo, kakšna je nagrada za dosežen cilj, bodo bolje motivirani za dosego cilja).

Organiziranje

Najprej morate določiti osnove, kot so datum, čas in trajanje dogodka. Nato morate organizirati prizorišče in pripraviti program, uskladiti govorce in/ali nastopajoče. Poskrbeti morate tudi za finance dogodka (določite kotizacije, sodelovanje s sponzorji). Ko so osnove opravljene, morate pripraviti tudi komunikacijski načrt za vaš dogodek (socialni mediji, pristajalna stran dogodka), začeti zbirati prijave, vzpostaviti logistiko in zaposliti osebje (hostesa, natakarji, varnostnik…). Zadnja dva koraka sta povsem preprosta – sledite načrtu in akcija!

Upravljanje

Pregled dogodka nam ne daje le vpogleda v končni rezultat, temveč nam služi tudi kot motivacija za boljše doseganje ciljev. Če vnaprej vedo, da sledi pregled, ki bo pokazal uspešnost dosežkov, si bodo organizatorji prizadevali za večjo doslednost pri izvedbi dogodka.

Uspešna komunikacija

Če želite prebrati več o organizaciji dogodkov, vam priporočamo, da kliknete tukaj in prenesete naš PDF »The ultimate event planning guide«.