GET STARTED

Fantastični prostori

V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.

Problem

Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.

Rešitev

Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.

IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:

  • Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
  • Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
  • Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.

Koristi

Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:

  • Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
  • Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
  • Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
  • Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.

Zaključek

Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.