GET STARTED

RISK konferencija

Kako je RISK konferencija digitalizirala upravljanje nekoliko stotina sudionika i uspostavila beskontaktni sustav praćenja u stvarnom vremenu?

Tako što je ručne procese registracije i fizičku provjeru ulaznica zamijenila cjelovitim rješenjem IDConference, koje objedinjuje EventID, EventIDtrack i EventIDmat. Rješenje uključuje automatiziranu prodaju e-ulaznica, beskontaktne RFID stupove za praćenje posjeta u najvećoj dvorani te kontrolu ulaska pomoću ručnih terminala u ostalim dvoranama istovremeno. Za bolje poslovno umrežavanje koristili su i digitalni sustav za razmjenu kontakata (lead retrieval). Nema više fizičkih posjetnica, već samo skeniranje QR koda i zapisivanje podataka za daljnji kontakt. Sve zajedno podiglo je događaj na najvišu tehnološku razinu.

Od logističkih izazova do potpune automatizacije događaja

RISK konferencija, kao vodeći regionalni događaj za kibernetičku sigurnost, uvijek je težila tehnološkom napretku, no pri izvedbi se suočavala sa zahtjevnim logističkim izazovima. Upravljanje velikim brojem sudionika, bilježenje prisutnosti na pojedinim predavanjima i osiguravanje sigurnosti u više dvorana istovremeno zahtijevali su previše ručnog rada i uzrokovali uska grla na ulazima.

Uprava tvrtke Real Security željela je proces u potpunosti digitalizirati. Cilj nije bio samo pojednostaviti prijavu, već stvoriti povezan digitalni ekosustav koji prati put sudionika od kupnje ulaznice do primitka personaliziranog poklona i digitalne razmjene kontakata sa sponzorima. Željeli su dobiti precizne podatke o interesu za pojedine teme, što bi služilo kao podloga za strateško planiranje budućih konferencija, kao i mogućnost da bazu prisutnih podijele s predavačem za eventualni „follow up”.

REAL Security

Poslovni izazov

Glavni izazov predstavljalo je učinkovito vođenje nekoliko stotina sudionika kroz više paralelnih dvorana bez stvaranja zastoja. Organizatoru je bio potreban sustav koji bi omogućio automatiziranu izdaju plaćenih e-ulaznica, kontinuirano obavještavanje sudionika te digitalno bilježenje posjeta pojedinim predavanjima. Osim toga, sponzorima je bio potreban suvremen način za prikupljanje kontakata (lead retrieval), koji bi zamijenio dugotrajnu ručnu razmjenu posjetnica.

Rješenje: IDConference kao cjelovito rješenje

Za rješavanje tih izazova implementirali smo rješenje EventIDmat, koje smo integrirali izravno u WordPress internetsku stranicu konferencije. Sustav preuzima cjelokupnu komunikaciju sa sudionicima prije, tijekom i nakon događaja. Za nesmetan ulazak u dvorane koristili smo EventIDtrack – postavili smo beskontaktne RFID stupove koji automatski bilježe sudionike. Sponzorima smo omogućili korištenje mobilne aplikacije za digitalno skeniranje akreditacija i trenutačno prikupljanje potencijalnih klijenata (lead retrieval).

Konferenca Risk

Sudionik doživljava besprijekoran put od prvog klika. Nakon online kupnje prima e-ulaznicu, s QR kodom se pri dolasku na događaj registrira i dobiva akreditaciju. Za sudjelovanje u najvećoj dvorani jednostavno prolazi kroz RFID prolaz bez zaustavljanja i čekanja u redovima.

Organizator se pobrinuo i za personalizirane poklone. Kod takvog broja sudionika to je prilično zahtjevno. Sada su pri preuzimanju poklona hostese samo skenirale akreditaciju, a sustav odmah prikazuje personalizirani poklon koji sudioniku pripada. Digitalno iskustvo završava automatiziranom zahvalom i pristupom materijalima predavanja koja je doista posjetio.

Za RISK konferenciju rješenje znači potpun operativni nadzor, priliku za follow up i daljnji rast zahvaljujući svim podacima te optimizaciju troškova. Organizator u svakom trenutku ima uvid u broj ljudi u pojedinom prostoru, što osigurava sigurnost i sprječava zlouporabu ulaznica. Automatizirano izvještavanje predavačima o posjećenosti njihovih predavanja i dubinska analitika interesa sudionika omogućuju bolje planiranje sadržaja i pozivanje najrelevantnijih govornika u budućnosti.

  • Beskontaktno praćenje: RFID tehnologija omogućuje automatsko bilježenje prisutnosti bez fizičkog kontakta.
  • Lead retrieval za sponzore: Digitalna razmjena kontakata znatno poboljšava ROI za izlagače
  • Personalizirani pristup: Od e-komunikacije do podjele poklona prema profilu sudionika.
  • Sigurnost i analitika: Precizan pregled popunjenosti dvorana, tko je bio prisutan i sprječavanje neovlaštenih ulazaka.

Rezultat i dugoročna vrijednost

Digitalizacija pomoću IDConferencea postavila je RISK konferenciju na razinu najnaprednijih tehnoloških događaja u Europi. Rezultat je vrhunsko korisničko iskustvo i drastično smanjeno administrativno opterećenje tima. Dugoročna vrijednost očituje se u bazi kvalitetnih podataka o ponašanju sudionika, što omogućuje personalizirani marketing i stalno poboljšavanje kvalitete događaja.

Razmišljate li o tome kako povezati prijave, obavještavanje i posjetitelje u jedinstveno digitalno iskustvo?
Kontaktirajte nas za neobvezujući razgovor.

Želite saznati više?

Saznajte više o rješenju IDConference i o tome kako sudionike događaja, automatizaciju marketinga i analitiku povezati u jedinstven sustav.

SAZNAJTE VIŠE O RJEŠENJU IDCONFERENCE