IDConference Organizacija dogodkov

IDConference X Slovenska marketinška konferenca 2021

Kaj je SMK?

Eden največjih vsakoletnih dogodkov za vse slovenske in tuje marketingaše v regiji je seveda SMK – Slovenska marketinška konferenca. Je osrednji marketinški dogodek, na katerem se zbere več kot 600 udeležencev.  Njen namen je podati razna aktualna marketinska znanja, novosti in ideje iz celega sveta. Med seboj se povezuje stroka, ki stremi h trendom in novostim, obenem pa raziskuje katere aktivnosti, pristopi in programska orodja še vedno dobro delujejo in dajejo rezultate. Na konferenco so povabljeni predavatelji iz raznih držav – strokovnjaki na svojem področju, podelijo pa se tudi nagrade za marketinške uspehe v ažurnem letu. SMK je bila organizirana tudi v letu 2021, prvič po povratku dogodkov v živo.

Organizirati dogodek z več kot 600 udeleženci je kompleksna zadeva. Potrebno je imeti dobro organizirano ekipo, v kateri vsak posameznik ve katero delo mora opravljati. Pred dogodkom se morajo organizatorji vprašati katere so tiste težave, ki bi se lahko pojavile. Problemi s pristajalno stranjo dogodka in registracijo, ne določanje prednosti druženju med udeleženci, dolge čakalne vrste pri »check-inu«, nevednost, kdo od udeležencev je na dogodku, neuspeh pri zajemu dragocenih podatkov o dogodku in nič povratnih informacij po dogodku so le nekatere izmed njih. 

Organizatorji dogodka so se morali ukvarjati tudi z bolj specifičnimi težavami. Dolge vrste za »Check-in« se pojavijo zaradi počasnega načina skeniranja vstopnic (skeniranje QR kod ali črtne kode).  Potrebno je tudi urediti akreditacijo za vsakega posameznika, ob enem pa tudi registracijo na spletni strani, ki je lahko velikokrat uporabniku neprijazna. Nazadnje, personalizirana in avtomatizirana e-pošta je ključ do uspešnega dogodka, ampak se ne malokrat zanemari.

Kako odpraviti težave?

Te težave je možno odpraviti z dobro programsko opremo in tehnologijo. Zaradi tega so se organizatorji konference odločili, da sodelujejo z IDConference. Poskrbeli smo za celovito uporabniško izkušnjo tako za organizatorje kot tudi udeležence dogodka. Ustvarili smo pristajalno stran dogodka za registracijo in plačilo. Vsak udeleženec je prejel personalizirano e-poštno sporočilo s svojo vstopnico. Dolgih vrst za skeniranje in registriranje vstopnic smo se znebili z našimi pametnimi RFID UHF stolpi. Stolp sledi in beleži akreditacijo prek ultra-visoke frekvence (UHF), v realnem času. Vsi podatki, pridobljeni iz spletne prijavnice, se shranijo v cloud, s katerim UHF stolp nadzoruje prehode in shranjuje podatke za končna poročila (na podlagi akreditacije). Prav ta poročila pa smo po koncu konference posredovali organizatorjem, da bodo lahko v prihodnje priredili še boljši dogodek. Obenem so imeli organizatorji tudi podrobne in zanesljive informacije o vsakem udeležencu in njegovem gibanju po dogodku, zaradi česar bi bilo obveščanje vseh udeležencev o možni izpostavljenosti virusu Covid-19 veliko lažje in hitrejše.

Z IDConference je Slovenska marketinška konferenca pridobila lažjo prijavnino in plačilo za njihov dogodek, nižje stroške osebja (manj potrebnega osebja, saj RFID UHF stolpi sami zaznajo akreditacije), lažje sledenje in spremljanje udeležencev, personalizirano komuniciranje za vsakega posameznika, upravljanje in segmentacijo baz podatkov, avtomatizacijo trženjskih procesov, ter podrobno poročanje v vseh fazah dogodka.

Rešitev IDConference je pomagala SMK-ju, da je svojim udeležencem ponudila sodoben in uporabniku prijazen dogodek in obenem optimizirala sistem upravljanja udeležencev s pregledom v realnem času, 24/7.

Author

admin